Unser Auftrag
Unsere Kernaufgaben für die Ausrichtung des EVP Kongresses in Malta bestanden in der Planung,
Koordination und Überwachung der Produktion und aller Auf-und Abbaumaßnahmen. Im Gegensatz zu früheren Locations, die für die Ausrichtung
dieser Art von Großveranstaltungen zumeist in großräumigen, extra dafür vorgesehenen Kongresszentren stattfanden, war die Auswahl, aus
Mangel an Alternativen, diesmal auf ein großes Hotel mit integrierter Multi-Eventhalle gefallen. Die vielen, für den EVP Kongress üblichen
Rahmenveranstaltungen, wie beispielsweise themenorientierte Arbeitsgruppen oder Tagungen diverser Vereinigungen, waren auf verschiedene
Etagen im Hotel verteilt.
Auch wenn Events dieser Größenordnung immer eine große logistische Herausforderung darstellen, kam in diesem Fall das Problem hinzu, dass
nicht alle Bereiche des weitläufigen Hotelkomplexes vom Kunden uneingeschränkt nutzbar waren. Eine genaue Planung und zeitliche Koordinierung
der umfangreichen Aufbaumaßnahmen in den öffentlichen Bereichen stand daher besonders im Fokus, da der Aufenthalt der Gäste, die nicht
kongressbedingt im Hotel zugegen waren, nicht beeinträchtigt werden sollte.
Unsere Umsetzung
Nach einer ersten umfangreichen Besichtigung der Location vor Ort erstellten wir für den Kunden
eine detaillierte Präsentation aller Kongressbereiche, die als Basis für alle späteren Umsetzungsmaßnahmen gelten sollte. Als Folgeschritt
entwickelten wir in Zusammenarbeit mit dem Kunden einen komplexen Branding-Plan, definierten zusammen das Messaging und erstellten das
komplette Wegeleitsystem für den mehrtägigen Kongress, der über 1.500 Teilnehmer zählen sollte.
Des Weiteren unterstützten wir den
Kunden bei der Auswahl lokaler Fremdfirmen, die wir vorab auf ihre fachlichen Kompetenzen hin begutachteten und später in allen
Umsetzungsbelangen instruierten und mit Designs belieferten. Dazu zählten u.a. Dienstleister aus den Bereichen Messebau, Druckereien
und Mietmöbelverleiher.